Informatyzacja procesów w firmie produkcyjnej

Jak wygląda informatyzacja produkcji? Dlaczego firmy produkcyjne potrzebują informatyzować procesy? Czym jest informatyzacja i jak ją przeprowadzać mądrze?

Komputer już dawno przestał być fanaberią i stał się pełnoprawnym narzędziem dostępnym w niemal każdej firmie produkcyjnej. Od maili, przez zamówienia, planowanie produkcji, rozliczanie pracowników czy logistykę. Każdy z tych elementów często wymaga pracy przy użyciu komputera. Jednak nie każda organizacja posiada programy czy rozwiązania informatyczne pozwalające na dostęp do tych informacji w jednym miejscu. Zazwyczaj są one rozproszone wewnątrz zespołu, przygotowywane każda na inny sposób, a jakiekolwiek raporty wymagają zaangażowania kluczowych osób. Często te rozwiązania są oparte o pakiet biurowy office, w szczególności Excel. Czasem są to nadal kartki, przerzucane z miejsca na miejsce, które wymagają potem ogromu pracy przy przetworzeniu w celu stworzenia jakiegokolwiek raportu. Zdarzają się też coraz częściej - współdzielone pliki Excela. Mimo, że technologia ta poszła sporo naprzód, nadal jest rozwiązaniem które tylko częściowo rozwiązuje problemy, nierzadko wprowadzając nowe.

Nie zmienia to faktu, że są to działania które pchają naprzód samą informatyzację. Często bowiem problemem staje się brak wspólnego celu wielu jednostek organizacji, jak i brak zrozumienia narzędzi którymi się posługuje firma. Każdy krok informatyzacji potencjalnie ma możliwość przynieść spore ułatwienie pracownikom jak i kadrze zarządzającej. Nie jest to jednak gwarantowane - wykorzystując nieefektywnie zasoby firmy możemy osiągnąć efekt odwrotny do zamierzonego. Często wtedy takie działania kończą się niepowodzeniem co skutkuje obniżeniem morali w firmie, zniechęceniem do dalszych działań i przepalonymi funduszami na rozwój.

Wielki wpływ na to ma sama decyzja który obszar powinien zostać informatyzowany. Każdy informatyzowany proces jest niejako usztywnieniem organizacji i staje się kręgosłupem jej działania. Wybierając zbyt ogólne rozwiązania jak np. system ERP możemy nieświadomie próbować wcisnąć naszą organizację w "zbyt wąskie spodnie". Dodatkowo sam sposób wdrożenia takiego rozwiązania może w ogromny sposób wpłynąć na to czy osiągniemy sukces, czy skażemy się na porażkę. Niestety w 2020 roku nadal wiele organizacji wdrażających tego typu systemy pozostało przy modelu wdrożenia typu "waterfall", gdzie często po roku dopiero otrzymujemy efekt wdrożenia w postaci produktu, dostosowanego do organizacji - niestety najczęściej do tej organizacji, którą firma była rok temu.

Skoro jest to takie trudne i najeżone różnego rodzaju pułapkami, to czy w ogóle warto przeprowadzać informatyzację ? Odpowiedź jest prosta - warto. Ważne jednak byśmy zrobili to z głową, często bowiem celujemy w rozwiązania które wcale nie są potrzebne nam na tym etapie rozwoju przedsiębiorstwa, lub chcemy wdrażać za dużo - na raz.

W takim razie, jak zrobić to dobrze ?

Określ cele które chcesz osiągnąć

W zależności od potrzeby twojej organizacji, cele wdrożenia powinny być jasno określone. Czasami są to cele narzucone nam z góry prawnie, czasami usprawnienie wewnętrznych procesów czy poprawa komunikacji. Niech celem samym w sobie nie będzie posiadanie oprogramowania, gdyż nie gwarantuje to zupełnie jakiegokolwiek rezultatu, a my możemy wpaść w pułapkę wkręcania śrub młotkiem.

Podziel i wdrażaj rozwiązanie etapami

Po zdefiniowaniu celów które chcemy osiągnąć najlepiej podzielić rozwiązanie na małe etapy. Będą one łatwiejsze do opisania, wdrożenia i przetestowania, a dodatkowo pozwolą na większą dowolność w zmianie koncepcji całej informatyzacji. Realizowanie całości w jednym ogromnym wdrożeniu skazuje nas na ogromny szok na końcu wdrożenia, jak i wiele pułapek wynikających ze zmieniających się wymagań w czasie. Zwinne wdrażanie pozwala natomiast na szybką reakcję zwrotną w każdym momencie wdrożenia.

Rozpocznij wdrożenie od minimalnego rozwiązania przynoszącego wartość (MVP)

Po podzieleniu wdrożenia na etapy należy zacząć od takiego który będzie w stanie sam przynieść wartość. Stworzy on podwaliny pod kolejne etapy informatyzacji i zredukuje szok związany ze zmianą modelu pracy. W przypadku wdrożeń na produkcji pierwszym krokiem jest scentralizowanie przetwarzania zamówienia. Dzięki tej informacji możemy następnie przejść do produkcji, czy na przykład logistyki - w zależności od bieżącej potrzeby i priorytetu przedsiębiorstwa.

Odtwórz, a następnie optymalizuj proces

Czy powinniśmy od razu dążyć do idealnego rozwiązania ? Po części tak, lecz zdecydowanie bardziej sprawdza się strategia odtworzenia, a następnie optymalizacji istniejącego w firmie już procesu. Czasami zbyt szybki przeskok na docelowy sposób działania może powodować bunt załogi i podkopywanie samego wdrożenia od wewnątrz. Nie oznacza to oczywiście, że powinniśmy odtwarzać na siłę źle działające procesy. Ważniejszym w tym temacie jest raczej stworzenie dobrych podwalin pod proces, lecz z mniejszymi restrykcjami np. na jakość danych wejściowych, tak by fabryka była w stanie dostosować się do zmieniającego się procesu, a dopiero potem wymagać zwiększonej jakości i dokładności przetwarzania. Eliminujemy w ten sposób blokady, które powstawałyby gdy pracownicy są mocno ograniczeni działaniami innych osób.

Słuchaj i przewódź swojemu zespołowi

Każda informatyzacja sprowadza się do ludzi. Powinna ona dawać pracownikom narzędzia do lepszej i efektywniejszej pracy, a nie być kolejną przeszkodą. To sprawia, że należy słuchać swoich pracowników na każdym etapie wdrożenia, testować z nimi rozwiązanie ale i przewodzić zmianie. Ogólna wizja należy do przedsiębiorstwa i niektóre rozwiązania dla danego działu będące mniej korzystne, mogą pozostałym zespołom przynieść wielokrotnie większe korzyści. Często ludzie niechętnie podchodzą do codziennych ułatwień pracy, bojąc się o własną przyszłość w firmie, dlatego ważnym jest rozmawiać z pracownikami i pokazać, że dzięki nowym narzędziom jakość ich pracy wzrośnie.

Stosując się do powyższych rad powinniśmy być w stanie sprawniej przeprowadzić informatyzację naszej firmy. Pamiętajmy jednak, że każde wdrożenie jest inne i potrzebuje indywidualnego spojrzenia. Dlatego ważna jest pełna współpraca organizacji z firmą, która to wdrożenie będzie przeprowadzać, a po wdrożeniu zapewni pełne wsparcie wdrożonego rozwiązania.